A importância e os benefícios da automação de processos. Atualmente, muitas empresas ainda utilizam processos manuais, o que, em alguns casos, é contraproducente e gera diversas dificuldades. Geralmente são processos mais lentos, documentos tendem a se perder, processos não são muito eficientes e não há muito controle.
No caso da contabilidade de uma empresa, o processo de Contas a Pagar do departamento financeiro é o exemplo perfeito onde, além disso, grandes mudanças e melhorias de eficiência podem ser alcançadas por meio da automação, segundo Yooz especialistas.
Por que a automação de processos é importante?
Em primeiro lugar, a importância da automatização dos processos contabilísticos na empresa assenta no facto de permitir implementar a Transformação Digital no departamento e dispor de novas tecnologias para facilitar e otimizar o tempo da equipa.
Além disso, o departamento de contabilidade reporta continuamente diversos problemas em relação aos processos manuais: altos custos de processamento de cada documento, falta de visibilidade, perda de documentos, erros no pagamento, falta de rastreabilidade, falsificação de documentos, falta de controle, entre outros.
Vejamos números específicos:
O custo do processamento manual de uma fatura em papel varia entre $ 9,4 e $ 20,8 e o custo de arquivamento é estimado em $ 3,25. E qualquer erro sai muito caro! Uma fatura arquivada incorretamente ou perdida acaba custando à empresa US $ 100 para procurá-la e um custo ainda maior se tiver que ser reproduzida, de acordo com o relatório “O estado do ePayables 2020“. Além disso, existem outros tipos de custos indiretos, mais difíceis de mensurar, mas que sabemos que estão presentes e que complicam ainda mais este processo.
Após o confinamento por que passamos no início de 2020, as empresas viram-se confrontadas com a necessidade de avançar num ambiente de maior incerteza e com poucas informações disponíveis sobre a sua atividade. Para retomar o controle, o foco foi em garantir o futuro da empresa e estar preparada e apta para enfrentar qualquer imprevisto. Isso mostra que os processos manuais estão desatualizados e não se adaptam às necessidades de visibilidade, eficiência e agilidade, entre outras, que hoje existem para o departamento de contabilidade.
É hora de adotar a tecnologia de automação nas empresas e, assim, garantir um melhor serviço, redirecionar esforços para tarefas mais importantes e obter uma vantagem competitiva.,
Mas quais são os benefícios de um processo automatizado de Contas a Pagar?
- Mais produtividade na empresa: Automatizar o Contas a Pagar permite diminuir os custos fixos do processo e obter ganhos de produtividade com agilidade. A automação economiza tempo em tarefas operacionais e tediosas como entrada de documentos, arquivamento, pesquisa, etc. Desta forma, todo o processo é acelerado e se torna mais produtivo.
- Visibilidade para negociar: Neste ambiente incerto em que vivemos, a empresa precisa saber a todo o tempo sua situação financeira e ter acesso às informações em tempo real de todos os seus processos. A automação de contas a pagar fornece essa visibilidade constante e atualizada. Dessa forma, o acesso instantâneo aos dados permite que melhores decisões estratégicas sejam tomadas, pois as informações estão disponíveis em tempo real.
- Disponibilidade 24/7: Ter um processo automatizado em sua empresa permite que você continue a atividade remotamente sem perder eficiência e produtividade. Podemos acessar informações e dados de qualidade a qualquer momento, de qualquer lugar. O confinamento foi o exemplo perfeito para demonstrar a importância da automação; quem tinha esse tipo de sistema pôde continuar trabalhando em casa.
- Mais segurança: Todas as empresas, especialmente as menores, precisam gerenciar bem seus processos internos para aumentar a segurança contra eventos imprevistos. A automação do Contas a Pagar fornece informações e evita a perda de documentos e reduz erros de entrada de dados, entre outros, na entrada e no pagamento de faturas.
- Menos atrasos e litígios: Contas a pagar automatizadas tornam mais fácil controlar fornecedores e construir relacionamentos de qualidade com eles. Dessa forma, a equipe não perde horas tentando solucionar problemas de pagamento ou localizar documentos faltantes, etc. Estima-se que 41% do tempo do contador seja gasto atendendo ligações de fornecedores, atrasando o pagamento em 31% dos casos. Com a automação de Contas a Pagar, os riscos de atrasos nos pagamentos e outros erros podem ser reduzidos drasticamente.
- Melhor qualidade na gestão da empresa: Graças à automatização, é possível aceder a informações relevantes (indicadores de desempenho) que permitem uma melhor gestão e controlo de todo o processo, bem como dos recursos humanos, tudo em tempo real. Além disso, são obtidos todos os tipos de informações e dados estatísticos sobre o processo, proporcionando uma vantagem competitiva sobre a concorrência e permitindo que mais tempo seja dedicado a tarefas de maior valor agregado, melhor atendimento ao cliente e concentração na oferta de produtos.
- Acabando com a fraude: Entre todos os riscos que uma empresa enfrenta, a fraude documental é um dos mais frequentes. Em 2018, segundo a empresa Euler Hermes, 70% das empresas foram vítimas de tentativa de fraude documental; e esses tipos de problemas também são caros. A automação do Contas a Pagar permite um maior controle de qualidade de todo o processo através do software e detectar eventuais anomalias nos documentos. Desta forma, torna-se a arma do CFO para garantir sua operação para reduzir as tentativas de fraude documental.
