Uma planilha é uma ferramenta poderosa para muitas operações de negócios. Muitas indústrias dependem de programas de planilhas para registrar, analisar, gerenciar e comunicar dados de negócios.
As planilhas também podem ajudar a armazenar dados para uso imediato ou futuro. Uma planilha é comumente usada em contabilidade ou serviços de contabilidade. Também é usado por indivíduos que coletam e rastreiam dados.
Não há como negar que as planilhas são benéficas. No entanto, os softwares de planilhas também têm suas limitações, tornando-os indesejáveis para simplificar um processo de negócios.
Este artigo irá discutir as vantagens e desvantagens das planilhas para empresas. Vamos começar!
O que é um software de planilha?
Um software de planilha é um programa que pode usar entrada, visualizar e gerenciar dados usando linhas e colunas. As planilhas têm recursos diferentes que podem facilitar muito o processamento, a análise e a visualização de dados.
Com uma planilha, você pode formatar células, inserir fórmulas, criar tabelas dinâmicas e outras ferramentas úteis para processar rapidamente dados numéricos e texto. Duas das ferramentas de planilhas mais comuns são o Microsoft Excel e o Planilhas Google.
Aplicativos comuns de planilha
Existem muitos aplicativos de planilhas que podem ser acessados por pessoas com conexão à Internet. Aqui estão dois dos aplicativos de planilhas mais usados:
Microsoft Excel
Microsoft Excel ou MS Excel é o padrão da indústria para planilhas. Com um modelo de planilha integrado, você pode realizar cálculos de fórmulas complicadas de maneira conveniente e visualizar dados com tabelas e gráficos.
O Microsoft Office MS Excel oferece modelos de planilhas que podem ajudar a gerenciar pequenas empresas.
Planilhas Google
Uma das principais vantagens do Planilhas Google é a facilidade de colaboração. Como outras ferramentas on-line, com o Planilhas Google, você pode aproveitar o compartilhamento de arquivos e permitir que vários usuários em todo o mundo acessem e editem o arquivo de planilha simultaneamente.
Ele ainda possui um recurso de chat para os usuários se comunicarem sem sair da planilha. A Planilha Google é gratuita com a implementação do Google Workspace.
Quais as vantagens e desvantagens das planilhas para empresas?
Vantagens das planilhas
Aqui estão algumas das valiosas vantagens de usar planilhas em seu negócio.
As planilhas são altamente personalizáveis e gratuitas
O software de planilha é facilmente acessível, gratuito e personalizável. Com várias fórmulas e funções que você pode fazer em uma planilha, você pode facilmente fazer com que qualquer tipo de documento funcione para você.
As planilhas são altamente personalizáveis. Você pode usar um modelo de planilha para facilitar o trabalho. Uma planilha personalizada pode agilizar qualquer processo de negócios para tornar o trabalho eficiente para todos.
Para modelos personalizáveis e prontos, você pode experimentar o Simple Sheets Modelos de Gestão de Negócios bundle para uma experiência de trabalho dinâmica.
As planilhas requerem treinamento mínimo
Quer seja a primeira vez que vê uma folha de cálculo ou já a utiliza há anos, qualquer pessoa com experiência sabe que este programa é simples. Registrar informações e aprender fórmulas complicadas não requer treinamento intensivo.
As planilhas ajudam as empresas a gastar menos tempo e dinheiro treinando novos funcionários, pois não precisam de um software complicado para realizar o trabalho.
Permite manipulação de dados e integração no fluxo de trabalho
Existem várias vantagens da planilha, uma delas é a capacidade de manipular e analisar os dados da planilha. Você pode fazer cálculos em conjuntos de dados, remover duplicatas e pesquisar dados em guias.
Não importa o tamanho do seu negócio ou quantos funcionários usarão as planilhas. As planilhas podem ser compartilhadas com o máximo de pessoas possível. Por ser altamente personalizável, pode ser integrado facilmente em qualquer fluxo de trabalho.
As planilhas vêm em um formato de arquivo universal, tornando muito conveniente o acesso na maioria dos programas.
Uma ferramenta para documentos financeiros
As planilhas ajudaram a criar e organizar documentos financeiros, como demonstrativos de fluxo de caixa, balanços e emissão de faturas. Também é uma ótima ferramenta para preparar demonstrações financeiras e orçamentos empresariais.
As planilhas podem fazer toda a matemática para você. Tudo o que você precisa fazer é inserir um conjunto de comandos de fórmula e aplicar esses comandos a todos os dados relacionados que foram codificados.
Outras vantagens das planilhas incluem rastreamento de despesas, cálculos de empréstimos e previsão de receita. Você pode usar dados visuais, como tabelas e gráficos, para tornar os dados financeiros organizados e compreensíveis.
Flexível de usar e com muito armazenamento de dados
O melhor das planilhas é sua capacidade de armazenar grandes quantidades de dados. Esses dados podem ser facilmente organizados para facilitar sua localização e classificação.
As planilhas são muito flexíveis porque podem ser usadas para diversas tarefas. Eles podem ser usados para tarefas simples de entrada de dados e cálculos básicos ou até mesmo tarefas complexas, como análise de dados estatísticos e financeiros.
Desvantagens dos programas de planilhas
Alguns usuários têm apreensões quanto aos benefícios do uso de planilhas. As planilhas são as melhores ferramentas para armazenar, gerenciar e visualizar os dados do seu negócio? Aqui estão algumas das desvantagens de usar planilhas em seu negócio.
Desafiador de usar e sujeito a erros
As planilhas requerem treinamento mínimo, especialmente para registrar dados e gerenciar finanças pessoais. No entanto, algumas pessoas podem precisar ser treinadas para desenvolver habilidades no uso de funções avançadas de software de planilha.
Não use software de planilhas se quiser um programa que faça o trabalho muito mais rápido e cause menos erros. Investir em software de banco de dados que possa resolver erros com precisão é mais aconselhável.
Muitos supervisores e gerentes enfrentam desafios ao usar planilhas enquanto monitoram seus funcionários e gerenciam suas cargas de trabalho diárias. O erro humano é esperado, pois a entrada de dados é feita manualmente e várias edições e cálculos acontecem simultaneamente.
Ao trabalhar com planilhas grandes, detectar erros é problemático porque você pode facilmente interpretá-los erroneamente. Corrigir esses erros pode ser demorado
Segurança de dados limitada
Quando as planilhas são acessíveis via nuvem ou rede compartilhada, todos os dados da planilha estão sujeitos a acesso não autorizado, o que pode comprometer todas as operações de negócios.
As planilhas protegidas por senha ainda correm o risco de hackers devido a má gestão. As planilhas são facilmente compartilhadas com qualquer pessoa por e-mail. Um funcionário insatisfeito ou desonesto pode tirar vantagem disso e vazar detalhes importantes para a concorrência.
Várias versões do arquivo são criadas
Trabalhar com planilhas off-line é fácil quando você está trabalhando nelas sozinho. No entanto, atualizar e monitorar o conteúdo em tempo real pode ser difícil se você precisar compartilhar o arquivo com mais pessoas.
Sempre que são feitas alterações na planilha mestre, essas alterações precisam ser endereçadas a toda a equipe, o que pode ser um aborrecimento. Além disso, cada membro da equipe tem sua própria versão de planilha, cada arquivo contendo dados ligeiramente diferentes.
Fraude: Difícil identificar quem editou a planilha
As planilhas são consideradas excelentes ferramentas colaborativas porque qualquer pessoa pode acessá-las. No entanto, a desvantagem é que todos começam a trabalhar na mesma folha de dados. Ainda assim, não há como dizer o que cada um fez com as planilhas.
Você pode treinar seus funcionários para lidar com um processo de documentação rigoroso para minimizar o erro humano. No entanto, fazer isso pode ser caro para a empresa e não garantirá um retorno bem-sucedido do investimento.
Visualização de dados limitada
A visualização de dados usando tabelas e gráficos é possível criar em uma planilha. No entanto, colocar todos os dados em um gráfico pode ser demorado, deixando você frustrado. Você provavelmente desistirá completamente.
perguntas frequentes
Quais são os benefícios ou vantagens do uso de planilhas nas empresas?
Existem várias vantagens de usar planilhas, como (1) é gratuito e altamente personalizável, (2) requer treinamento mínimo para usá-las, (3) permite manipulação de dados e integração de fluxo de trabalho, (4) pode ajudar a criar documentos, e (5) é flexível para usar com um grande espaço de armazenamento de dados.
As vantagens de usar um software de planilha superam as desvantagens?
É altamente vantajoso para as pequenas empresas usar software de planilha porque é gratuito, personalizável e requer treinamento mínimo. No entanto, uma planilha não é mais aconselhável se você for uma grande empresa e trabalhar com grandes quantidades de dados. É melhor investir em uma ferramenta de banco de dados.
Conclusão
Sempre considere as vantagens e desvantagens das planilhas para empresas antes de decidir usar o software ou não. As planilhas são mais adequadas para pequenas empresas que trabalham com pequenas quantidades de dados. As pequenas empresas podem aproveitar ao máximo as planilhas porque são de baixo custo (gratuitas) e altamente personalizáveis.
Source: Vantagens e desvantagens de usar planilhas para negócios