Você está procurando uma maneira melhor de planejar e gerenciar recursos em seus projetos do Jira? O planejamento de recursos pode ser um desafio, mas com as ferramentas e processos certos, não precisa ser. O Jira tem uma variedade de plug-ins, desde pequenos como Time in Status até abrangentes ActivityTimeline – a ferramenta de planejamento de recursos e planilhas de horas para Jira activitytimeline.com. Neste artigo, discutiremos como planejar recursos com eficiência no Jira para que todos os envolvidos tenham uma compreensão precisa de quem é responsável por quais tarefas em um determinado momento. Abordaremos tópicos como atribuição de funções, criação de planos de recursos, configuração de fluxos de trabalho e práticas recomendadas para gerenciar recursos com eficiência. Continue lendo para saber mais sobre como maximizar a eficiência por meio de um planejamento de recursos eficaz no Jira.
Planejamento de recursos em Jira
O planejamento de recursos no Jira é o processo de atribuir tarefas e atividades específicas a membros ou departamentos individuais da equipe. Envolve a criação de um plano de como recursos como tempo, dinheiro, pessoal e materiais devem ser alocados para diferentes tarefas dentro de um projeto. O objetivo do planejamento de recursos no Jira é garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão precisa de quem é responsável por quais tarefas em um determinado momento. Isso permite que as equipes trabalhem com mais eficiência, minimizando a confusão ou a sobreposição entre as funções e, ao mesmo tempo, realizando o trabalho necessário de maneira rápida e eficaz.
Aqui estão as etapas básicas que incluem essas etapas:
- Atribuir funções: quando se trata de planejamento de recursos no Jira, a primeira e mais importante etapa é atribuir funções. Isso envolve decidir quem será responsável por várias tarefas dentro do seu projeto. É essencial definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipe para que todos saibam o que devem fazer em determinado momento. Ao definir corretamente as funções, você pode garantir que todo o trabalho necessário seja feito de forma rápida e eficiente, com o mínimo de confusão ou sobreposição entre os membros da equipe.
- Criar Planos de Recursos: depois de atribuir funções, você precisa criar um plano de recursos no Jira que descreva quanto tempo cada indivíduo de sua equipe gastará em suas respectivas tarefas durante a duração do projeto. Para fazer isso de forma eficaz, é melhor usar uma ferramenta externa, como Activity Timeline ou Time In Status, que fornecem ferramentas especializadas para criar planos de recursos dentro de projetos Jira com facilidade e precisão, com base em parâmetros definidos pelo usuário, como horas por dia/semana/mês etc. ., certificando-se de que os recursos sejam alocados corretamente de acordo com os prazos das tarefas definidos pelo(s) gerente(s) do projeto.
- Configurar fluxos de trabalho: Depois de configurar um plano de recursos adequado, é importante estabelecer fluxos de trabalho eficientes do início ao fim usando os poderosos recursos de automação do Jira; isso inclui notificações automatizadas para atribuições de tarefas e itens atrasados, bem como a personalização de status (por exemplo: ‘Em andamento’ vs ‘Concluído’).
- Melhores práticas para gerenciar recursos com eficiência: para gerenciar os recursos com mais eficiência, é importante também considerar algumas práticas recomendadas, como verificar regularmente os membros da equipe sobre o andamento das tarefas, definir prazos e expectativas realistas para cada tarefa/membro da equipe com antecedência e ser flexível o suficiente para ajustar o plano de recursos, se necessário devido a alterações ou atrasos imprevistos. Com essas técnicas em mente, você pode garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do que precisa ser feito e quando, para que seu projeto seja executado sem problemas do início ao fim.
Como fazer um planejamento de recursos eficaz no Jira?
- Estabelecer Requisitos Detalhados de Recursos: a primeira etapa na configuração de seu plano de recursos é entender as necessidades e requisitos específicos de sua equipe. Dê uma olhada em todas as tarefas necessárias para cada história de usuário ou solicitação de trabalho para que você saiba quais habilidades serão necessárias junto com quaisquer outros detalhes, como cronogramas ou dependências relacionadas à conclusão da tarefa. Essas informações permitirão que você defina expectativas realistas ao atribuir itens de trabalho na visualização de pendências do Jira.
- Use um sistema de hierarquia multinível para gerenciar tarefas: depois de estabelecer os requisitos de recursos, é hora de começar a configurar um plano de recursos. Comece criando uma visão hierárquica de todas as tarefas e dependências dentro do Jira usando rótulos ou tags. Isso permitirá que você atribua facilmente itens de trabalho em diferentes níveis com base na prioridade, complexidade ou outros critérios conforme determinado na primeira etapa.
- Atribua recursos com facilidade: A atribuição de recursos para cada tarefa pode ser feita de forma rápida e simples por meio da funcionalidade de arrastar e soltar no backlog e nas exibições de quadro do Jira. Basta selecionar os perfis de usuário a partir dos quais os usuários são atribuídos e, em seguida, arrastar e soltar para atribuí-los diretamente a tarefas específicas que eles precisam concluir. Se necessário, você também pode adicionar notas sobre qualquer informação adicional necessária antes de designar o pessoal envolvido com essa tarefa específica, como cronogramas ou solicitações relacionadas especificamente apenas a esses indivíduos (ou seja, períodos de férias).
- Acompanhe o progresso da tarefa com eficiência: à medida que as tarefas são iniciadas, você precisará de uma maneira de acompanhar o progresso. Use as ferramentas integradas de gerenciamento de projetos do Jira, como indicadores de status de abertura/fechamento e controle de tempo para cada tarefa, para que você possa medir o progresso em relação às expectativas do cronograma alocado. Isso também ajudará na previsão do trabalho futuro e na criação de cronogramas realistas no processo de planejamento de recursos.
- Analise seu plano de recursos: Depois que seu plano de recursos for criado, use os relatórios do Jira para analisá-lo regularmente, a fim de identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria antes que se tornem problemas maiores no futuro. A comparação dos recursos atuais com as necessidades projetadas em diferentes períodos (semanal, mensal, etc.) garantirá que tudo permaneça no caminho certo e, ao mesmo tempo, seja flexível o suficiente caso algo inesperado aconteça ao longo do caminho.
- Ser Flexível: Por fim, lembre-se de que os planos de recursos não são imutáveis. À medida que as tarefas são concluídas ou novas surgem, seu plano precisará ser ajustado de acordo. Se necessário, crie backups para as pessoas que já receberam várias tarefas e certifique-se de realocar a equipe conforme necessário, caso surjam alterações ao longo do cronograma do projeto.
Seguindo essas dicas e usando os recursos do Jira, você pode configurar facilmente um plano de recursos eficaz que permite atribuições de tarefas eficientes, bem como acompanhar o progresso em relação aos prazos. Fazer isso em tempo hábil ajudará a garantir que os projetos sejam concluídos dentro do cronograma com o máximo de produtividade.
Source: Planejamento de recursos em Jira: como fazer?